Zamislite na trenutak savršen organizacioni sistem. Sistem koji vam tačno govori gde da spremite svaku informaciju u svom digitalnom životu – svaki dokument, datoteku, belešku, dnevni red, nacrt i deo istraživanja – i gde da ih tačno pronađete kada vam zatrebaju.

Takav sistem bi trebalo da bude neverovatno lak za postavljanje, a još lakši za održavanje. Na kraju krajeva, samo najjednostavnije, najlakše navike traju dugoročno.

Morao bi da bude i fleksibilan, da se prilagođava našim potrebama u različitim periodima života, i sveobuhvatan, tako da možemo da ga koristimo na svakom od brojnih mesta na kojima čuvamo informacije – u folderu Moji dokumenti na računaru, klaud platformama za skladištenje ili aplikaciji za digitalno vođenje beležaka.

Svi smo se susreli sa problemom da pronađemo neki dokument

Posle više od decenije eksperimentisanja, podučavanja hiljade učenika i obučavanja profesionalaca svetske klase, prof. Tijago Forte je razvio takav sistem. Njegov PARA metod koriste mnogi, od osnovaca do zaposlenih u multinacionalnim korporacijama.

Čuvanje i lako pronalaženje

Bilo da želite da sačuvate odlomke iz knjige koju čitate, glasovnu belešku o zanimljivoj novoj ideji, inspirativne citate iz intervjua za podkast, veb-obeleživače sa korisnim onlajn izvorima, beleške sa važnih sastanaka ili telefonskih poziva na poslu, fotografije dragih uspomena ili dnevnih beležaka, sistem prof. Fortea nudi skup alata za čuvanje bilo koje informacije daleko u budućnost. I ne samo čuvanje, već i vešto korišćenje u trenutku kada nam zatreba.

PARA metod se zasniva na zapažanju da postoje samo četiri kategorije koje obuhvataju sve informacije u našem životu: projekti, oblasti, izvori i arhive (Projects, Areas, Resources, Archives).

Pre svega, imamo projekte na kojima aktivno radimo – kratkoročne zadatke (bilo na poslu ili u privatnom životu) koje preuzimamo sa određenim ciljem na umu – dizajn veb-stranice; kupovinu novog računara; pisanje izveštaja o istraživanju; renoviranje kupatila; završavanje kursa stranog jezika; opremanje dnevnog boravka novim nameštajem…

Imamo oblasti odgovornosti – važne delove posla i života koji zahtevaju stalnu pažnju – radne zadatke, ali i lične, kao što su zdravlje, finansije, deca, auto ili dom.

Zatim imamo izvore o nizu tema koje nas zanimaju ili koje želimo da naučimo.

Konačno, imamo arhivu, u kojoj se nalazi bilo šta iz prethodne tri kategorije što više nije aktuelno, ali želimo da sačuvamo za budućnost kao referencu.

Dovoljna su četiri osnovna foldera

I to je to, naglašava profesor Tijago Forte. Četiri fascikle najvišeg nivoa – projekti, oblasti, izvori i arhiva – svaka sadrži potfascikle posvećene svakom konkretnom projektu, oblasti odgovornosti, izvoru i arhivi u našem digitalnom prostoru.

Jednostavna organizacija za složen život

Možda je teško poverovati da se složen, savremeni ljudski život može svesti na samo četiri kategorije. Možda izgleda kao da ima mnogo više posla nego što može da stane u tako jednostavan sistem. Ali to je upravo poenta, naglašava Forte. Ako vam je organizacioni sistem složen kao i život, onda će njegovo održavanje na kraju oduzimati mnogo više vremena i energije.

U školi su nas učili kako da kategorizujemo beleške, materijale i gradivo koje učimo prema predmetima, kao što su matematika, istorija ili hemija. Isti pristup smo zauzeli i u odraslom dobu. Nastavili smo da kategorišemo svoje dokumente i fajlove prema neverovatno širokim temama.

Usred napornog radnog dana, dok pokušavamo da završimo obaveze, apsolutno nemamo vremena da preturamo po raznim folderima kako bismo pronašli članak koji smo sačuvali pre šest meseci. Zato je mnogo bolje da ih organizujemo prema projektima i ciljevima kojima smo posvećeni.

Kada sednete da radite na projektu grafičkog dizajna, na primer, biće vam potrebne sve beleške, dokumenti, sredstva i drugi materijal u vezi sa tim projektom na jednom mestu i spremni za rad.

Međutim, većina ljudi ima praksu da raširi sav relevantan materijal koji im je potreban za rad na desetak različitih mesta, što znači da moraju da potroše pola sata da ih lociraju pre nego što uopšte mogu da počnu.

Kako se pobrinuti da sav materijal za svaki projekat ili cilj bude na jednom mestu? Tako što ćemo ga najpre tako organizovati, naglašava profesor Tijago Forte. Na taj način ćemo tačno gde nešto da stavimo i gde ćemo ga pronaći.